サラリーマンスキルアップ

サラリーマン、7割近い会社で「文章力」が求められるが、実際に改善努力する人は少数

6月も終わりに近づき、ところにより、雨が強まったりしているようです。そんななか、サラリーマンがについての気になるニュースがありましたので、紹介したいと思います。

「文章力」が社員の昇格・昇給に影響している企業、実は7割近く【漢検調べ】

サラリーマンは、ふだん仕事をしている中で文章を書くことは多いと思いますが、その「文章力」が実は会社の評価として重要であるとのことでした。

文章がうまいことは仕事では有利であるとはだれでも感じることだと思いますが、実際にそれについて、伸ばす努力をしている人はあまり見かけたことはありません。3年ほど前の総務省の調査では、社会人の平均学習時間は1日平均6分ということになっています。

業務での特別な社内研修などがなければ、「文章力」向上を実践している人はほぼいないといえます。

ここでは「文章力」4つの中身について、見ていきたいと思います。

メッセージの対象はだれか

まずは誰へ向けての文章なのか。明確にすることからスタートします。全社員を対象するものなのか、特定の部署へのものであるのか、あるいは特定の個人に向けたものであるのか。そのようなターゲットにより、伝えるメッセージは異なってきます。特に不特定多数を対象とし場合は、伝えるポイントがぶれやすく、伝わりにくいのでできるだけ対象を絞っていくことが大切です。

メッセージの目的は何か

次に、メッセージを読んでどのようなことをしてほしいのか、とってほしいアクションを明確にします。

例えば、会社内で、緊急工事で一定の時間は会議室が利用できないというメッセージの場合、その会議室がいつからいつまで使えないということを理解してもらったうえで、その会議室を遣おうとしていた人が別の手段をとるように事前に準備するというアクションを期待しています。ただ、使えないという情報をお知らせする以上に、実際に期待するアクションまで想定する必要があります。

何を伝えるか

伝える内容は、5W1Hで状況を理解してもらう情報を必要に応じて伝えます。その時には想定される質問があることを想定して、あらかじめ回答しておくとあとあとの対応が減るので便利です。

例えば、上の例の続きで会議室が使えない間、特別に確保したスペースがあり、それについてはいつまでに予約する必要があるなど補足情報を追加しておきます。

どの順番で伝えるか

伝える順番ですが、まずは結論-アクションから説明し、その理由、詳細についてはあとから説明します。全体を理解してから詳細に行くほうが理解しやすく、必要な情報に早くたどり着けるからです。ある程度の文章を書いても最後まで読者が読んでくれるわけではありません。

重要な全体像を説明し、そのあと関連する詳細は必要に応じて読んでもらうオプションとなります。途中での離脱があっても、情報が必要な分だけでも伝わっていることが大切です。

まとめ

リモートワークが拡大する中で、サラリーマンは文章力が必要とされています。ただ、それを求めている会社が、実際にその能力を伸ばすための施策をしているところもあまりありません。そのことが「文章力」の重要性に気づかないサラリーマンが多くいる理由でもあります。

メッセージの対象者/目的を明確にし、5W1Hを盛り込み、概要から詳細へと伝えることで、メッセージの発信の望むことが伝わるようになります。

こういったことを会社の業務で意識してやるサラリーマンは少ないですが、副業などでブログ更新したり、SNSをやっている人であれば、常に意識していることです。

毎日、情報発信する習慣をつけることで確実に文章力は上がります。少なくとも平均の学習時間6分の社会人とは1日1日差をつけることになります

最後まで、記事を読んでいただき、ありがとうございます。

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ABOUT ME
べんきち
東南アジア在住。外資系、国内企業のサラリーマン生活を経験して学んだ仕事への取り組み、働き方、時代の変化への対応などについて、記事を更新します。将来の経済的自由を目指して、人生100年時代を生き抜く知恵を磨いていく過程も発信していきます。