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【サラリーマンの悩み】上司への仕事の報告がうまくできない

上司への仕事の報告
報告に悩む人
報告に悩む人
「上司の前にたつと、うまく仕事の報告ができない….

現場の状況を報告したとき、つぎつぎと質問が出てきて答えられない….

気性のはげしい上司でタイミングよく報告するにはどうしたらいいか….」

 

このような悩みに答えていきます。

 

この記事を読むことで、報告をする本当の意味、報告が難しい理由、そして、上司が満足する報告を受けたという結果にするために必要なことを具体的に理解して行動に移せるようになります。

 

ではさっそく見ていきましょう。



そもそも「報告」する意味

「報告」が上司にとってどんな意味を持つかが大事なところです。

 

「報告」は上司の意思決定の材料

「報告」とは、業務を与えられた人が、その進行状況や結果を指示を出した人に伝えることです。

 

報告を受ける上司は、判断や決定ができる材料として活用したいということになります。

 

そのため、上司は、まず結論や結果から知りたいものです。

 

そして、情報の根拠となる数値があれば十分ということになります。

 

仕事の報告についての悩みの実際

仕事の報告についてはYahoo知恵袋や教えてGooなどのサイトで数多くの質問が上がっていて、こちらは一部抜粋です。

 

クレーム報告で感情的な反応

よくクレームの報告を上司にできておらずよく怒られます。

このクレームとは家に関わる事なので多岐に渡り、設備、構造、仕様、施工、経年変化などです。

なぜしないかというと理由があり、話をしに行くと課長、お時間よろしいでしょうかと切り口が入った段階で「あぁ?」と眉間にしわを寄せて機嫌悪く対応されます。

また、このお客さんはそういう人じゃないぞ、お前の対応が悪かったんじゃないかと話を変えて私を否定してきます。

 

難しいプロジェクト状況報告

私は仕事で作業状況の報告が上手くありません。

自分でスケジュールを立てて作業をすることができずその場しのぎのようになっているのにも問題があると考えられるのですが、報告の際 遅れているのか遅れていないのか状況を整理できず上手く伝えられません。

またプロジェクトの様子から今後心配されることや今後どのようになりそうかなど現場の状況から推測されることも把握できず上手く伝えられません。

どのようにすれば上手く作業状況の報告が行えるでしょうか。

 

上司の反応が怖い

仕事は報告、連絡、相談 ホウレンソウ が大事といいます。
しかし、報告をすれば、そんなことまでいちいちいってくるな。とか、言われなくてもわかっている。そんなことも自分で判断できないのかといわれます。
だからといって、報告をしなければ、なぜ報告しなかったのかと責められます。

そのような上司の場合、どのように対応すればよいのでしょうか?

 

見通しが難しい報告

私は仕事の上での報告と確認作業が上手にできません。

決まった時間に仕事が終わらない時、ギリギリで報告するので、それはダメだと指摘をされました。
仕事を頂いた時、頂くまではいいのですが、いつまでが締め切りなのか、何時までに終わらせないといけないものなのか、必要なことを確認することが頭の中から抜けてしまいます。

 

共通しているのは、上司を前にして緊張する、やり方が悪くうまくいかない、などのように伝え方が効果的ではないため、上司との関係も悪くなってしまうことも実際に起こっています。

仕事の報告が苦手となる理由

上司への報告が苦手となる4つの理由を個別に見ていきます。

 

上司を前にすると緊張する

威圧的だったり、感情の上下が激しい上司に対して、報告する場合は緊張するものです。

 

実際に、報告の詳細を質問してくるときに厳しいことを言う場合はなおさらです。

 

必要な情報は十分に準備して、すべて整っているという状態で上司の前にたてば、今までよりも楽に報告できます。

 

結論が先に説明されていない

報告を聞く側としては最初に結論を聞きたいものです。

 

上司は仕事としてこの報告が必要であり、その報告によって業務の意思決定するという上司の立場を理解しましょう。

 

だらだらと内容が明確になってない報告をするとイライラするのは当然です。

 

伝える内容が整理されていない

話がいろんな方向に進んでいったり、大事でないことの詳細を説明したりすることは時間のムダとなります。

 

なるべく大事なことから先に説明するように、構成を整えましょう。

 

伝える内容のインパクトが薄い

今の状況がうまくいっている、いっていないという場合、それを裏付け根拠を示していない場合、説得力がありません。

 

報告している途中で、詳細データは後から改めて報告するというような二度手間にはならないようにしましょう。

 

効果的に報告をするために必要な3つのこと

上司が業務の判断がうまくできるように3つのことに気をつけましょう。

 

口頭の説明の前に準備をする

ただ、上司が報告が必要なのは、業務上の意思決定するためだということを理解して、それに必要とする情報を準備することで上司を助けることができれば、上司も満足する内容となります。

 

少なくとも自分が報告することでどのような意思決定をするかを想像してみましょう。

 

その上で必要な情報を準備していきます。

 

特に口頭で報告する場合であっても紙に書き出して整理しておきましょう。

 

結論を先に伝える

上司が業務での判断をしやすいように、結論を先に伝えましょう。

 

例えば、

 

新規店舗の売上は予測より120%を達成していますが、既存店舗については、前年割れの前年比マイナス5%です。

全体としての売上は、前年比102%と少し前年を上回る結果となります。

 

などのように、業績などの推移の比較対象と比べてどうかという結論を最初に伝えましょう。

 

数字を含めて状況を伝える

全店舗で前年比で売上が伸びていますという報告では何も伝えていないのと同じです。

 

すでに例をあげている通り、業績を伝えるときには、比較対象、数値を盛り込んで、結果が具体的にイメージできるように伝えましょう。

 

結論の後に伝えることは結論の補足内容です。現場で見つけた数字、問題点、今後に予想される動きなどについてもできるだけ数値を含めて報告するように準備しておきましょう。

 

社内のコミュニケーション全般について以下の記事で紹介しています。

社内コミュニケーションでうまく質問できない
【サラリーマンの悩み】スキルアップ: 社内コミュニケーションでうまく質問できないこの記事を読むことで、新しい仕事についたときに、社内でどのように誰に質問していけばいいかという迷いがなくなり、効果的に質問ができるようになります。効果的に質問ができれば、答えが早くもらえるだけでなく、質問する人が真剣に仕事に取り組んでいるというメッセージが伝わります。...

まとめ:【サラリーマンの悩み】上司への仕事の報告がうまくできない

報告という業務は上司が業務の意思決定に必要な仕事であることをまず理解する必要があります。

 

そして、業務の意思決定に必要な情報とは何かを考えて、自分の担当している業務に必要な情報を前もって準備しておきましょう。

 

上司に伝える報告の仕方として、結論を先にして、数値の根拠をもって必要なことから順番に報告して、短時間で済ませるようにしましょう。

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

ABOUT ME
べんきち
東南アジア在住。外資系、国内企業のサラリーマン生活を経験して学んだ仕事への取り組み、働き方、時代の変化への対応などについて、記事を更新します。将来の経済的自由を目指して、人生100年時代を生き抜く知恵を磨いていく過程も発信していきます。