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【サラリーマンの悩み】スキルアップ: 社内コミュニケーションでうまく質問できない

社内コミュニケーションでうまく質問できない
質問で悩む人
質問で悩む人
「忙しそうな人に質問するタイミングを見つけるのが難しい….

常識と思われることを質問して、レベルが低いと思われたくない….

自分の質問したいことを誰に聞けば、答えてもらえるかわからない….」

 

このような悩みに答えていきます。

 

この記事を読むことで、新しい仕事についたときに、社内でどのように誰に質問していけばいいかという迷いがなくなり、効果的に質問ができるようになります。

 

効果的に質問ができれば、答えが早くもらえるだけでなく、質問する人が真剣に仕事に取り組んでいるというメッセージが伝わります。

 

結論を先に言っておきますと、質問に答える人が答えやすいように段取りをしておくことで、自分の質問が時間を節約する、いい質問だと認めてもらえるようになります。

 

ではさっそく見ていきましょう。

 

新しい仕事についたときは誰でも初心者

新しい仕事の環境においては誰もが初心者という立場で、その場になじんでいない居心地の悪さを感じてしまうものです。

 

周りが専門家に見えてしまう状況

新人として新しい仕事に就いたとき、経験者として新しい会社で初めての仕事を始めるとき、自分以外の人は専門家に見えます。

 

そのため、忙しそうにしている周りの同僚/上司に対して、質問するのをためらってしまうということはないでしょうか。

 

周りの同僚/上司たちは、すでにやることが決まっていて、いつも使う専門用語/業界用語を使い、情報交換をしたり、スケジュールの打ち合わせをしたりしています。

 

空気を読んで気をつかっても話しかけるのは難しい

まだ慣れていない新人として、無敵に見える周りの同僚の仕事に割り込むというのは気が引けるものです。

 

自分がバカに見えるようなことは聞きたくないですし、忙しい人を怒らせてしまうのも心外です。

 

実際に仕事を覚えていくには、社内の人とうまくコミュニケーションしていかないことには進めることができません。

 

私自身は国内企業、外資系企業に10年以上勤務していまして、3-4年ごとに新しい仕事に携わった経験があり、仕事を早く覚えることに苦労したことがあります。

 

質問する前にできることをやっておくメリット


質問する前に自分ができることをやっておくと2つのメリットがあります。

 

自分の時間の節約と相手の時間の節約です。

 

それぞれ個別にみていきます。

 

自分1人で調べて時間を節約

まず、社内で頻繁に使われる用語というのは、すぐに仕事で使っていくツールとなりますので、わからないものは、自分でググって調べた方が早いです

 

具体的な例ですと、Web/IT業界では、アジャイル/ウォーターフォール型プロジェクトイニシャル/ランニングコストレスポンシブデザインなど打ち合わせでよく使われる用語が会議などで出てきます。

 

理解したうえで自分で使えるようになっておきましょう。

 

このような基本用語は社内の人に聞くレベルの話ではないので、自分で調べるクセをつけてくださいね。

 

何かの問題を解決するときに一番早いのが自分で答えを見つけることです。

 

わからないことが具体的にどういうことなのか。どの状況で発生していることなのか。

 

どのような影響が出ているのか、などすべてのことを最初から説明して、誰かに伝えることは実際、大変な労力がいります。

 

自分の時間節約のためにも、できるだけ自分で答えを見つける努力をしましょうね。

 

忙しい人の時間を奪わない

上記の項目とも関連していますが、自分の時間はもちろんのこと、自分以外の人の時間は貴重なものです。

 

当たり前ですが、社内で働いている人は、すべてそれぞれの仕事で忙しい人たちです。

 

その忙しい人がもし、すぐに調べればわかるレベルの低い質問を受けたときにどのように感じるか想像できますか。

 

感情的な人であれば、そんなもの自分で調べろ、みたいに怒る人もいるでしょうし、こいつレベル低いな、とみて、別の新人レベルの人に聞いてきて、とタライ回しにされるかもしれませんよね。

 

通常、質問の内容で、その人のレベルがわかります。

 

人に対して、レベルの低い質問をする人は、相手の貴重な時間を奪うということに意識が向いていません。

 

忙しい人に対して質問をすることは時には必要ですが、その場合でも相手が答えやすくするための工夫をしてくださいね。

 

基本は、現在の自分の具体的な状況を簡潔に5W1Hで説明するということになります。

 

次の項で説明します。

 

質問の準備のテクニック3つ

質問を効果的にするための準備で3つのテクニックがあって、具体的な説明できる準備、できる/できないの区別、相手の時間を奪わない工夫をする、の3つです。

 

それぞれ個別にみていきます。

 

自分で試したことを具体的に説明する

例えば、ミーティングのために競合製品についての調べたことを説明する資料を作ったとします。

 

提出してみると、上司から説得力のある数値データが添付されていない、とやり直しを指示されたとします。

 

説明について、自分が取り組んだことを聞く人が理解できるように、以下のような具体的なポイントを説明する必要があります。

 

1.どのようなレベルの人がターゲットか

2.どのような目的で必要か

3.いつまでの提出期限か

4.販売実績の地域的な状況の違い

5.機能面の違い

6.価格帯、購買層の違い

7.販売チャネルの違い

上記について、自分の中の仮説でやってみたこと、その結果の上司からの指示内容をわかりやすく説明できるように準備をしておきます。

 

そして、実際に上司や同僚に聞いたときに得られる答えも具体的で実践的な答えを得ることができます。

 

相手に質問をするときにはできるだけ具体的に、自分がやってみたことを説明し、結果としてはどのようなもので、実際に期待しているものはどのようなことかを説明できるように段取りをします。

 

できること/できないことを区別する

他人に対して、自分が取り組んだこととその結果をうまく関連付けて説明できると、自分ができることとできないことを明確にすることができます。

 

うまくいかない結果だけを説明しても、途中経過がわからないと相手には答えようがあります。

 

実際にどの順番で、どのことをやったのかということは、やってなかったこと、やってみたけどうまくいかなかったこと、やってみて想定通りうまくいったことを知ることができます。

 

やっていなかったことについては、追加で取り組めばいいし、やってみたけどうまくいかなかったことは自分のやり方がうまくないのか、または自分には不得意で向いていないのか、やり方を教えてもらえればうまくいくのかなど新しい発見ができます。

 

現実の結果とそれまでのプロセスを相手が理解するように説明の準備をすれば、自分のできることとできないことをはっきりと理解できます。

 

相手の時間を奪わないことに気をつける

自分より仕事について経験がある人に対して、時間を奪わないというのは、相手に対する貴重な存在へのリスペクトであるだけではありません。

 

時間を奪わないことは、質問する本人が有能であり、かつ真剣に取り組んでいるということも同時に伝わる機会でもあります。

 

能力のある人は時間に対して、敏感であり、同じように時間を大切にする人には価値観を共有できる貴重な仲間だという意識を持つでしょう。

 

そして、真剣に取り組んでいて困っている人には、少々時間がかかっても助けたいという気持ちを持ちます。

 

相手の時間を奪わないということを常に意識すると、有能な人たちから注目される存在となることができます。

 

まとめ 【サラリーマンの悩み】スキルアップ: 社内コミュニケーションでうまく質問できない

自分で調べられることを自分で調べて、問題を解決することで時間を節約できます。

 

忙しい人の時間を奪わないと意識することは、相手を尊重するということが伝わるだけではなく、そのことを意識している人が有能であることを示すいい機会となります。

 

質問の内容は状況をできるだけ具体的に相手が理解できるように時間をかけましょう。

 

質問の準備をすると、自分のできたことと、できないことが明確に区別できます。

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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べんきち
東南アジア在住。外資系、国内企業のサラリーマン生活を経験して学んだ仕事への取り組み、働き方、時代の変化への対応などについて、記事を更新します。将来の経済的自由を目指して、人生100年時代を生き抜く知恵を磨いていく過程も発信していきます。