サラリーマンスキルアップ

【サラリーマンの悩み】スキルアップ: 社外コミュニケーションのプレゼン成果がでない

社外コミュニケーションのプレゼン成果がでない
プレゼンに苦しむ人
プレゼンに苦しむ人
「お客さんの前でプレゼンをすると緊張してうまくしゃべれない….

プレゼンの内容が効果的に伝わらず、成果につながらない….

個別の相手に対して、現状抱えている問題についてのプレゼンとならない….」

 

このような悩みにこたえていきます。

 

この記事を読むことで、成果の出ていないプレゼンの原因、相手の問題点を踏まえた効果的なプレゼンするための準備、実践方法を具体的に理解できます。

 

誰にでも同じような情報を伝えるのではなく、相手の問題点をできるだけ絞り込むことで、相手の心に刺さるプレゼンができるようになります。

 

それではさっそく見ていきましょう。

 

社外コミュニケーションのプレゼンが必要になる状況

企業の活動として、収益を上げるための営業活動、サービスや仕入先の選別などの購買活動は、会社の業績を決める要因となりますので、一番重要な活動といえます。

 

プレゼン相手にソリューションを提供するチャンス

日常的に顧客や外注先と連絡していると、アポイントをとるという入り口の部分には慣れてきます。

 

しかし、実際に顧客の前、外注先の前でプレゼンしてみると、大切なことがなかなか伝わらない、業績に結びつかないなど感じることはないでしょうか。

 

社外のコミュニケーションは社内のコミュニケーションと違い、自分の成績に直接結びつきますので、同僚に比べて差をつけたいという人も多いです。

 

まず相手の問題点を理解していることを伝える

相手に対してソリューションを提供するということは大切なことですが、そのソリューション自体が相手が直面していて、問題にしている課題である必要があります。

 

こちらが何かを提供する前に相手のことを深く理解しないと、相手が望むソリューションとはなりません。

 

例えば、リモートワークの拡大によって社員の管理が難しくなっているシステムの開発会社に対して、コード作成について効率が上がっている社員とかなり下がっている社員がいるとします。

 

下がっている社員の行動を監視を強化して無理やりやらせるということも一つの考えですが、スケジュールの管理が個人で難しいというタイプもいたりします。

 

午前と午後のやるべきことを具体的なタスクとしてプロジェクトマネジャーから送信する機能により成果を上げている事例があることを認識しておくと役立つでしょう。

 

エンジニアのタスク管理にありがちな問題事例を集めていると、同じようなケースを抱える会社に対して、問題点を深く認識しているということが伝わるようになります。

 

連絡コミュニケーションの特性と目的

相手との打ち合わせをするための連絡は昔から電話やメールで行われてきましたが、その従来のやり方に問題があることが最近明確になってきています。

 

従来型同期コミュニケーションの問題点

連絡コミュニケーションツールについて、まずひと昔前から振り返ります。

 

従来の連絡コミュニケーションの方法といえば、以下のようなものとなります。

 

-電話での商談

-メールでのやりとり

-対面の商談

-郵便物の送付

 

つまり、昔は多くの場面で同じ時間を共有して、その中でやり取りを行う同期型コミュニケーションが主流でした。

 

相手の時間に合わせるか、あるいはこちらの時間に合わせてもらうという対面でやり取りを行うというものでした。

 

そして別途、資料のやり取りはメールあるいは郵便として送られたり、少しの時間の余裕がありました。

 

このやり方には以下の欠点があります。

 

-相手の時間を奪う

-記録が残らない場合がある

-即時のデータ共有が難しい

 

非同期コミュニケーションの登場と履歴の管理

 上記のように相手とのやり取りの管理の問題があるため、現在では以下のようなツールが使われるようになりました。

 

-デジタル化された電話での商談

-チャットを使ったメッセージ

-ビデオ会議/商談

-オンラインセミナー/イベントアプリ

 

そしてこのようなツールには、以下のような従来ツールと異なる特徴があります。

 

-メールを使ったやり取りとは異なり、トピックごとに整理された履歴がいつでも確認できる

ファイル共有、画面をチャットツールから簡単に呼び出すことができる

-遠隔地とのやり取りをビデオ共有など会議をおこない、場所の制約をなくすことができる

-チャットではトピックが分類されているので、メールみたいな長文で状況を記載する必要がなくなる

 

など多くのメリットが現れ、ツールにより、時間効率が上がっていることが一目瞭然でわかります。

 

連絡コミュニケーションでは効率よく相手とのやり取りできることが数値としてはっきりと認識することができます。

 

プレゼンの特性と目的

一般的に、顧客や外注先との間で行われる商談は、相手側との合意が得られるかという成果が問われますので、時間効率では測れません。

 

両方が合意する着地点を目指す

要は顧客への販売活動が合意に至るか、外注先と購入価格で合意に至るかという結果が出るかということが重要になります。

 

まず、顧客/外注先のレベルに合った内容で、機能/目的があっていて、必要な情報が過不足なく伝えます。

 

相手を深く理解してアクションを促す

そして、実際に顧客の場合は販売、外注先の場合には購入というアクションを起こしてもらう成果を得るというのが目的となります。

 

プレゼンの場合、時間効率ではなく、相手に正確に伝わって、期待しているアクションに至っているかという成果のみが指標となります。

 

そのための伝え方の手法がPREP法と呼ばれます。

 

プレゼンのPREP法の例

全体の骨組みを組み立てて、その中身の詳細を構成していく2段階となります。

 

PREP法のプレゼンの骨組み

PREP法とは、以下の順番となります。

 

Point   結論、要点
Reason  理由、証拠を伝える
Example  事例、具体例の説明
Point       再度の結論と要点

 

基本的な文章の書き方と同じ流れです。

 

PREP法のプレゼンの具体例

例えば、私がカレーが好きです、という結論の例について、見ていきます。

 

1. 結論 私がカレーが好きです。

2. 理由/根拠  理由1.子供のころから食べているから。理由2. 箸を使わず、スプーンで食べやすいから。理由3. たくさん作ってあってお代わりができるから。

3. 具体例の説明 事例1.家で作るカレーは母の味で安定しておいしい。事例2.ココイチで頼んでもおいしい経験がある。事例3.レトルトカレーでもおいしい。

4. 再度結論を繰り返す 私がカレーが好きです。レトルトでもおいしいし、家で作った時もおいしい、そして、外で食べてもおいしいという体験があります。

 

このように結論を最初と最後で2回伝えることで頭に残るようになります。

 

普段から文章を書くときにこのような順番で組み立てに慣れておくと、骨組みがしっかりとしたプレゼンとなります。

 

まとめ 【サラリーマンの悩み】スキルアップ: 社外コミュニケーションのプレゼン成果がでない

連絡コミュニケーションのツールは時間効率が重要なので、新しいツールを選ぶことで条件が満たせます。

 

プレゼンというビジネスコミュニケーションの場合は、成果が出るかどうかが基準なので、効率では測れません。

 

相手のレベルに合わせて正しいメッセージを伝え具体的にアクションを起こしてもらうことが必要です。

 

そのための効果的な手法がPREP法で文章の書き方と同じ流れです。相手に伝わるということを意識してプレゼンを実践していきましょう。

 

最後まで、記事を読んでいただき、ありがとうございました。

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べんきち
東南アジア在住。外資系、国内企業のサラリーマン生活を経験して学んだ仕事への取り組み、働き方、時代の変化への対応などについて、記事を更新します。将来の経済的自由を目指して、人生100年時代を生き抜く知恵を磨いていく過程も発信していきます。